Scanning af regnskaber – nemt og søgbart

Et revisionsfirma skal ifølge loven gemme alle regnskaber i minimum 5 år. Før i tiden kunne flere års regnskaber i papirudgaver optage utrolig meget plads i et revisorarkiv, stablet ovenpå hinanden i kasser. Nu kan regnskaberne scannes direkte ind på en mappe i revisionssystemet. Gør hverdagen lettere med en softwareløsning, der scanner dokumenter direkte ind i kundernes sagsmapper.

Sharps tekniker hjælper med forud programmering

Der er naturligvis forskel på, hvor meget et enkelt regnskab fylder i omfang. Er det eksterne/interne regnskaber, er der protokollater, bilag til selvangivelser, og er det et stort selskab eller bare et lille firma? Uanset størrelsen på virksomheden scannes det hele til kundens mappe. Når du har bestemt dig for en softwareløsning til scanning af regnskaber, sætter Sharps tekniker jeres maskiner op. Der er forud programmeret, så der via visse oplysninger scannes ind til den rigtige mappe. Det betyder, at der kun skal indtastes få oplysninger. Desuden er der et brugervenligt display, som er nemt at anvende, hvis man har brug for at arbejde ved multifunktionsprinteren. Der kan kodes forudbestemte valg ind, så softwaren bliver endnu nemmere at arbejde med. Typisk er kundemapperne inddelt med årstal, så regnskaber fra 2016 gemmes direkte i en mappe ved den enkelte kunde. Skulle denne mappe ikke allerede være oprettet, fortæller kopimaskinen, at nu er vi nået til 2017, og så oprettes den automatisk i kundens mappe med aktuel årstal. Denne funktion medfører også, at det er lettere at søge og finde dokumenter efterfølgende.

Mere maskine – mindre manuelt

Arkivering direkte fra scanningsfunktionen betyder meget mindre manuel håndtering af dokumenter og mindre papirforbrug. Men papir er naturligvis ikke elimineret, for et revisionsfirma har som regel brug for en hurtig printer med høj kvalitet og hurtig kapacitet. Fx printes regnskaber ud til kunderne, disse kommer tilbage i underskrevet stand og scannes derefter ind. Så helt papirløst kan man ikke arbejde, selvom alt scannes ind.

Service i top

Du skal vælge en maskinløsning fra Sharp Center Aarhus, hvis servicedelen betyder meget. Vores serviceafdeling kigger hurtigt forbi, for vi ved, hvor afhængige vores kunder er af en MFP-maskine, idet den både printer, kopierer, scanner og gemmer virksomhedens dokumenter. Er vores servicemedarbejdere i nærheden, kommer de med det samme. Vi sætter en ære i at servicere hurtigt, så det er sjældent, at en maskine overnatter ude af drift.

SHARP CENTER AARHUS – NÅR ALTING ER MULIGT

Læs mere om