Fortroligt print og brugerverificering

Ønsker du at et print holdes fortroligt, kan det tilbageholdes, indtil du har brug for printet eller har tid til at hente det. Udskriftsjobs, der ligger i en bakke og venter på ejermanden er forhistorie. Der findes flere forskellige løsninger på tilbageholdelse af prints fra det enkle og billige til det mere avancerede. Standardmetoden til at tilbageholde print på er, at medarbejderen har et bruger ID, denne indtastes ved printeren, og først her kommer jobbet frem. Medarbejderen kan printe til multifunktionsprinterens harddisk, hvor det bliver lagret med en kode. En anden og prisbillig måde at tilbageholde prints på er at printe til skyen. Her frigives jobbet også ved printeren. Her kan du ligeledes bruge en kode. I stedet for at lagre på maskinen printer man til en virtuel del af maskinen og henter jobbet derfra. Denne model kan udbygges, så den kan bruges på to eller flere forskellige multifunktionsprintere. Er den ene maskine optaget, kan den anden printer bruges. Du verificerer dig ved den printer, der nu er tilgængelig. Verifikation kan også være med et kort.  Der er mulighed for flere sikkerhedstrin ved at implementere flere ting i løsningen.

Kryptering – Security Kit – Common Criteria

Hacking er en reel trussel for firmaer, der har brug for beskyttelse af fortrolige oplysninger. Og hvis ikke tyven dukker fysisk op med krokodillenæb i blå kedeldragt for at stjæle harddisken på arbejdspladsen, kan tyveri ske digitalt. Alt hvad der er i printeren kan reelt tømmes. Selv på dine nuværende maskiner trods de højeste sikkerhedsgodkendelser i verden. Derfor er det nødvendigt med forskellige sikkerhedsforanstaltninger fx firewall. Sharps netværksgrænseflade sikrer en firewall for det pågældende system, og forhindrer uvedkommende i at få adgang til virksomhedens netværksindstillinger. Dette er standard software på de fleste maskiner i dag. Desuden er det en fordel, at multifunktionsprinteren som standard kan kryptere alt indhold, så der ikke forekommer uautoriseret kopiering af dokumenter fra harddisken. Sharps Security Kit-tilbehør var den første sikkerhedsløsning i branchen, der blev Common Criteria-godkendt. Common Criteria-certifikatet er en international standard for sikkerhed inden for dokument- og informationssikkerhed. Med Security Kit sikrer du, at dine oplysninger aldrig kommer videre. Sharp Data Security Kit kan kryptere, slette og overskrive efter hvert eneste job. Der findes naturligvis forskellige niveauer af sikkerhed, fx kan et printjob overskrives helt op til 14 gange. I Sharps katalog af softwareprodukter findes også mulighed for at forhindre, at fortrolige dokumenter kopieres, scannes, faxes eller andet. Igen er det individuelt fra virksomhed til virksomhed på hvilket niveau, sikkerheden skal være.

Sporing

Har du brug for at spore, hvorfra dokumenter er printet, kan du også få software til dette formål. Man kan bruge sporing på sin Multifunktionsprinter, hvis man fx finder et fortroligt dokument, der er efterladt i printerrummet, og der er sløset med sikkerheden fra en medarbejders side. Alle dokumenter kan blive sporbare, hvis det skulle være nødvendigt med denne sikkerhedsforanstaltning.

Mulighed for regelbaseret print

Selvom de fleste virksomheder er opmærksomme på at optimere arbejdsgange og effektivitet, er der desværre rigtig mange print, der ender i papirkurven, bl.a. på grund af fejlprint. Her kan virksomheden sætte nogle enkle standarder for, hvordan medarbejderne kan og må printe ud. Der kan være flere hensyn at tage: sikkerhed, ressourcer og miljø. Gennem forskellige firmapolitiske beslutninger kan der sættes regler op for, hvordan virksomheden ønsker standardprint skal være, fx dobbeltsidet print eller hvis der ønskes at print fra hjemmesider er i sort/hvid. Der kan også sættes regler for, at print fra hjemmesider ikke tager de lange Url-adresser med. Virksomheden sætter grænserne, og kan vælge enten at styre det stramt ved at lægge regler ind som standard eller motiverende. Ved den sidste mulighed popper der ved printmenuen et vindue op, der fortæller medarbejderen, at man er i færd med at omgå firmaets regler for print. Her kan Sharp Center Aarhus tilbyde forskellige pakker med forskellige potentialer.

SHARP CENTER AARHUS – NÅR ALTING ER MULIGT

Læs mere om